Existe uma equipe ideal para um evento virtual?

Vamos falar dos colegas de profissão?

Porque não tem nada mais gostoso quando fazemos evento, do que ver aqueles amigos das batalhas da madruga reunidos, pegando o café, na rodinha do cigarro ou só na reunião de alinhamento geral (às vezes, não conseguimos encontrar mais com a pessoa depois deste momento, tamanha a correria).

Contudo, por aqui, sempre vemos o #brightsideoflife e acima de tudo, como acontecem as adaptações nos eventos digitais.

Sendo assim, vamos falar de equipe dos sonhos?! “Vem comigo” :-D.

Assim como na Filosofia e na Física, tudo depende do contexto. Vamos tentar montar um timaço para cada tipo de situação. Abaixo, vou elencar os produtores que podemos utilizar, porém, tem uma equipe que precisa estar presente em qualquer evento digital: A TÉCNICA.

Por equipe Técnica, entenda: técnicos da house, Diretor Técnico e seu assistente (quase sempre). Os técnicos da house (chamada por estas bandas de control room) serão na quantidade necessária para operar as funcionalidades que serão utilizadas. Assim, teremos pelo menos 1 para vídeo, 1 para áudio e 1 para internet (no mínimo). Já o Diretor Técnico é o cara que coordena toda a fervura da control room. Vai acompanhar a audiência, ouvir se o áudio está falhando ou se pode ser melhorado, ter ajustado os timing codes, as entradas e tantos outros pequenos detalhes, que seria mais fácil escrever um artigo só sobre isso (prometo, para breve).

Para a estrutura destes eventos, como para quaisquer outros, a regra básica é: o tamanho da verba do cliente.

Se for um evento imenso, você precisará de mais “braços” (equipe) e todos terão uma função muito clara. Se for uma verba mais modesta, entende-se que o time será reduzido, porém, isso aumenta a necessidade deles serem experts em suas áreas, para absorverem mais funções.

Não vamos prolongar muito o assunto e já chegar direto ao ponto: com quantas pessoas eu faço um evento virtual?

Produtor de eventos: para fazer a ligação entre conteúdos, fornecedores e outros profissionais e desenvolver todo o plano operacional do evento.

Assistente de relatórios/monitoramento: é aquela pessoa que fica à cargo de emitir relatórios durante o evento: quantos participantes, pax por sala, variação de audiência, entre outros, conforme a necessidade.

Moderadores de chat para público: para estimularem participação, soltarem links de interação, formulários, pesquisas ou outros documentos; também atuam como atendentes quando recebem treinamento sobre funcionalidades específicas.

Curadores de Q&A: são as pessoas que selecionam as melhores perguntas para serem respondidas pelos palestrantes, além de poderem responder perguntas na seção Q&A; estas pessoas também podem fazer a função de ficar à disposição em aplicativos de mensagem instantânea para ajudar em dificuldades de acesso (treinamento é requerido conforme o tipo de atendimento que será fornecido).

Produtor de Interações: confesso que quem cunhou essa expressão fui eu, porque eu entendo que um produtor personifica melhor essa função do que “o cara da TI”. Este profissional é o responsável por controlar as ferramentas que serão utilizadas no evento. Por exemplo: haverá um quizz com premiação, este produtor controla o tempo de execução e puxa o relatório de resultado, enviando diretamente para o time em contato direto com os apresentadores.

Facilitadores para vídeo-conferências: a função é exatamente “facilitar” a vida do palestrante, compartilhando conteúdos, monitorando o chat da sala, pescando interações do público, fechando ou abrindo câmeras e mutando microfones de outros participantes. Dependendo da ferramenta, podem ainda: salvar o chat, soltar quizzes ou enquetes, autorizar ou não a entrada de convidados.

Diretor Artístico: como em um evento físico, ele faz a “costura” do conteúdo com o tema do evento, entregando e orientando trilhas sonoras, movimentos de palco, tipos de vinhetas e outros conteúdos.

Roteirista: essa função deveria ser obrigatória, junto com Produtor de Eventos e Equipe Técnica, este é o profissional que vai tornar o evento fluído, através das falas do MC, as transições pensadas pelo Diretor Artístico e as muitas ferramentas que poderão ser utilizadas.

E como usar esses profissionais dentro de um evento?

Novamente: tudo depende da verba do cliente. Como aqui falamos de clientes perfeitos, com verbas ideais, temos uma equipe de operações “físicas”, A&B, sala de produção, camarim, e, toda essa galera ajudando o evento acontecer sem atropelos.

E quando o mundo não é o ideal? Quando a verba do cliente é curtinha e toda a minha equipe estará remota?

Aí é que entra o produtor, entendendo a necessidade do job e o que pode ou não ser adaptado.

Particularmente, prefiro deixar tudo que não seja relacionamento comercial do cliente com seu público, a cargo de pessoas que já foram treinadas para esclarecerem dúvidas (sejam técnicas ou sobre o evento).

A equipe de artístico e técnica pode ser reduzida, mas jamais dispensada integralmente. É um equívoco acreditar que a agência não é responsável pelo engajamento do público virtual. Não só é, como tem todas as ferramentas à sua disposição para isso, começando pela correta utilização dos profissionais.

Finalmente, cada vez que você produtor, for pensar na amarração de um evento virtual, é importante lembrar como é a sua experiência com os eventos virtuais que participou. Como foi a questão dos intervalos? Você conseguiu pegar um café e fazer xixi, neles ou foi uma maratona de conteúdo e quando chegou ao final, tinha perdido 90% dele?

Essa experiência ajuda muito na construção de alinhamento do seu projeto. Assim como as ferramentas: conhecê-las significa que você deve testá-las, ver seus resultados, entender por que umas são mais adequadas para o seu evento do que outras. Não só saber os nomes, mas entender quais delas tem integração com outros aplicativos. O Teams® por exemplo, integra de quadros brancos virtuais à nuvem de palavras e questionários para pesquisa de satisfação.

Divide conosco, como tem sido suas experiências com a montagem de equipe, em eventos virtuais. Sentiu falta de alguma posição, nas operações? Então aproveita e conta mais sobre sua equipe dos sonhos!