StoryTrek: Relatório Pós-Evento, a fronteira final

A referência está muito longa? Sim, o trocadilho é com StarTrek.

Além de nerd, gosto quando a gente consegue enxergar o cotidiano do nosso trabalho de uma forma nova e sedutora, que gere ao mesmo tempo, encantamento e seja leve.

Se formos seguir a lógica do Dr. Spock, relatórios pós-evento – do ponto de vista da produção – não precisam ser encantadores. Contudo, por aqui, privilegiamos as pessoas acima da média, sendo assim, tenho certeza de que para vocês, uma entrega com mais “UAU” faz total sentido.

E como conseguir um efeito “nunca vi um relatório como esse” sem contratar um D.A.* ou um daqueles profissionais craques em PowerPoint?

É tudo sobre a jornada

“Fascinante!” diria um Dr Spock, impressionado com a facilidade em fazer um relatório pós-evento. Antes de mais nada, vamos começar pelo princípio:

Se há um evento, há um plano. Se há um plano, há uma lógica a ser seguida. Se há uma lógica, o relatório só precisa segui-la.

Um relatório é uma história, de como algo ACONTECEU.

Parece bobo dizer isso, mas o objetivo aqui é deixar claro que aquele evento incrível, para o qual você se dedicou dias e noites, controlando planilhas, equipes e fornecedores, precisa ser contado em sua magnitude. Com TODOS os detalhes.

Pontapé inicial

Um excelente ponto de partida é o Plano Operacional do seu evento. Nos meus, tenho obrigatoriamente algumas informações: a previsão do clima (para o período de montagem e data(s) do evento), acessos, horários de carga e descarga e assim por diante, até a equipe de desmontagem e a previsão de entrega do espaço. Há ainda outros pontos que podem ser anotados no plano, como um mapeamento da região, com hospitais (caso você não tenha ambulância todo o tempo) e facilidades. Nele são elencados pontos de atenção e todas as informações que possam guiar a equipe de forma independente.

Assim, um relatório começa da mesma forma, só que ao invés de “a equipe DEVERÁ CHEGAR”, teremos todos os verbos em algum tempo passado: chegou, montou, foi recepcionado, servido, apresentado, retirado e (finalmente) desmontado e entregue.

“Ibagens, queremos ibagens”

Normalmente, um evento tem um monte de fotos. Sejam feitas por fotógrafos/as profissionais ou pelos celulares da equipe de produção, existem registros da montagem, das decorações, dos últimos ajustes, da atração ou speakers chegando ou em seus camarins, além do A&B, dos valets, paisagismo, equipamentos, equipe de limpeza, segurança e recepção, todos a postos para entrarem em campo ou já em ação.

Deixar claro que estas imagens são registros de como tudo aconteceu é importante. Dividir essa história na ordem em que aconteceram também é importante. Se houver fotos profissionais e do público, serão a cereja do bolo, pois poderão traduzir como o evento foi incrível.

Informações sobre quantidade de convidados x presentes, tamanho de equipe de produção e execução, além de um Organograma que é imprescindível no Plano Operacional para que todos saibam com quem falar, e, se torna um registro de reconhecimento à equipe que se dedicou para a entrega com excelência.

Detalhes como montagem de mesas, organização de credenciais e brindes, ficam esteticamente atraentes para compor o relatório pós-evento e nos contam exatamente como tudo estava lindo e organizado.

Plenária cheia dá um brilho nos olhos né? Imagina como é então, para quem não teve a chance de viver aquele evento, que ao ver aquela foto, sabe a magnitude do que foi realizado.

E a estética?

Em um relatório o mais importante é o conteúdo.

Números, quantidades e informações que façam diferença para quem irá recorrer àquele documento no futuro, seja para recuperar dados ou mesmo basear uma nova planilha. As imagens de referência também são super importantes para que esse objetivo seja atingido.

O PowerPoint sempre sugere um “design” para quando você coloca até 4 imagens na mesma página, mas quero reforçar que o relatório é sobre CONTEÚDO, então, quanto mais claras e objetivas forem as fotos ou layouts, melhor. Itens de cenografia, brindes ou outros, que tiveram um layout aprovado, precisam da referência aprovada e a foto do que foi entregue.

A disposição (organização dos itens dentro dos slides) também precisa seguir essa lógica. E recomendo muito a utilização de legendas para todas as fotos (mesmo que seja uma legenda genérica do tipo: público presente ao coffee break). Evitem transições animadas, efeitos de “sombra” ou moldura nas fotos.

Cada detalhe conta. Contudo, cuidado! Relatórios pós-evento, falam sobre O EVENTO, não sobre as pessoas ou equívocos da equipe.

Esse tipo de feedback é fundamental para a equipe e deve ser fornecido individualmente. No relatório, o que importa é explicitar O QUÊ aconteceu, não COMO ACONTECEU. Percalços, desencontros, informações truncadas, acontecem e devem ser superados e não valorizados.

Um equívoco em evento, deve ser uma lição aprendida e não celebrada com a repetição daquela história.

Como costumamos dizer lá na firma: falhei, tá falhado e não se falha mais nisso.

Storytelling

Quando comecei a escrever queria desenhar junto com vocês como essa técnica dos planners é importante para nós, produtores. Porém, faz muito mais sentido deixar claro que essa ferramenta precisa ser utilizada desde o princípio: já no Plano Operacional.

O storytelling é sobre “contar uma história” de forma atraente.

Quando contamos uma história, temos 3 grandes blocos (primordialmente) que se desenvolvem conforme o tamanho do que vamos transmitir: início, meio e fim.

A diferença é que quando você planeja o evento operacionalmente, a grande sacada é você se colocar no lugar de quem comparecerá ao evento, todos os públicos (e são pelo menos 5: fornecedores, clientes, convidados, equipe interna e terceirizados).

No início, essa “persona” é o fornecedor: que horas cada um chega, quem entra primeiro, qual deles precisa passar o bastão para o seguinte, quanto tempo cada um utilizará e quais informações eles precisam enviar e receber para que todos os serviços sigam sua caminhada.

Quando chegamos ao “meio”, estamos caminhando com os sapatos dos convidados e dos clientes. Como o convidado acessa o evento, o que o nosso cliente espera que o convidado dele receba, ou como quer que seja tratado. O que este convidado obterá dentro do espaço do evento de: informação, brindes, acessos, A&B, experiências... e mais importante, quando ele for embora, qual queremos que seja o residual? Quais facilidades continuaram “fáceis” na hora da saída, com um pouquinho há mais de álcool ou com bastante cansaço e pouca paciência.

E finalmente temos os dois públicos mais exigentes de qualquer evento: a equipe interna e os terceirizados. Eles vivem isso cotidianamente, então tem uma régua de exigências sobre os processos e etapas muito acima da média e sendo assim, precisam entender quando alguma ação será feita de uma forma diferente da ideal. Eles precisam receber informações sobre os 3 públicos anteriores: quais fornecedores, seus cronogramas e entregas; quem são os clientes principais e o que desejam para seus convidados; quais itens devem ser obrigatórios e quais podem sofrer alterações. Eles também recebem informações sobre conduta, vestuário, tratamentos e práticas: escalas de horários, alimentação, estacionamento, entre outras.

O pulo do gato

Para um relatório incrível, o seu Plano Operacional precisa ser seu guia. E para que seu plano operacional seja um bom manual, ele precisa contemplar todas as histórias que compõe um evento. Ficou simples né?

Eventos começam muitos antes da montagem e terminam bastante depois do apagar das luzes.

E para você, como é um relatório pós-evento incrível? Conta para gente o que você acha imprescindível estar nele e o que é só perfumaria.

*D.A.: Diretor de Arte

Referências nerds para diversão:

10 coisas que você precisa saber sobre o Spock de StarTrek

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Bônus: Dr Spock ou Capitão Kirk: um dilema das lideranças