Os queridinhos da Produção

Se tem uma coisa que deveria ser mandatória para todo e qualquer profissional de produção de eventos, é saber montar uma planilha. O básico. Somar, contar, dividir e subtrair. Criar uma sequência numérica, organizar por ordem alfabética... entender como se lê.

“Ah, que chatice.... nem todo/a produtor/a precisa de planilha, produtores de campo, não tem nem tempo de fazer planilha!”

“óh pequeno gafanhoto”, você não poderia estar mais equivocado/a.... planilhas são usadas para os cronogramas, os T&Ms (Tempos & Movimentos), controle de materiais, de chegadas, de saídas, de participantes, mailing de eventos, etc...etc...etc... Tem uma lista? Ela estará em uma planilha!

Se eu pudesse dar 1 conselho para cada produtor que conheço, seria: aprenda a usar planilhas e um software para slides.

E porquê ambos são tão queridinhos?

Pela facilidade de uso e a quantidade de informação que administramos. Isso simplificando ao máximo. Mas como aqui, estamos em busca do aprofundamento nos conhecimentos, vamos “desenrolar o papo”.

A primeira planilha a gente nunca esquece...

Não é possível precisar historicamente quando foi criada a primeira planilha, contudo, a maioria de nós, lembra que a sua primeira planilha, na verdade era “brincadeira de criança”. Que atire a primeira fórmula, aquele que NUNCA jogou STOP.

Para você, com a pedra na mão, esse jogo, queridíssimo das últimas páginas de caderno universitário (e inclusive com uma versão online para Facebook) nos forçava a montar uma planilha com diversas coluna e quantas células os envolvidos quisessem. Eram abertas colunas com os títulos: Nome, Estado, Cor, Carro, Fruta entre outras categorias que eram escolhidas na hora.

Nesse momento, havia um sorteio através de contagem de dedos, para a seleção de uma letra do alfabeto e cada coluna precisava ser preenchida com uma palavra correspondente que começasse com aquela letra. Era uma corrida: você tinha o tempo do jogador mais rápido. Quanto mais itens preenchidos, melhor a pontuação.

A partir de então e com esse exemplo, fica fácil entender como ler cada planilha. As colunas são categorias e as linhas são informações sobre os itens da primeira coluna.

Com a evolução dos softwares e do uso cada vez maior de infográficos (que são o casamento visual entre informações e conteúdo), novas ferramentas foram sendo adicionadas às nossas amadas planilhas.

Entre elas, a incrível facilidade de selecionar algumas informações e transformar em gráficos, nos mais variados formatos ou em lista de contatos para mailing. Tudo isso com uma enorme capacidade de exportação das informações, de tal forma universal, que a coisa mais difícil é você encontrar um sistema que não “exporte para” ou “importe de” um arquivo de planilha.

E nem vamos falar de conteúdo sensível como preciários, planilhas de investimentos ou orçamentos, planilhas de controle de custos (oi, proc-v**, saudade.)

Quem tem medo de Dashboard?

Acho que todos concordamos que é o máximo como alguns “artistas” de Excel são criativos e deixam tudo mais ilustrado. Como qualquer outro ‘músculo’, a criatividade e a capacidade de criar dashboards criativos e visualmente atraentes é aprimorada com a prática.

Contudo, aprender como transformar as inúmeras linhas de informação em infográficos dinâmicos é uma técnica que pode ser aprendida muito facilmente.

Se você se interessou, em aprender mais sobre isso, essa semana, a Karen Abecia, está fazendo uma maratona de dashboards gratuita no YouTube.

Já fiz, recomendo muito – ela é divertida e envia todos os materiais por e-mail durante a maratona, contudo, prepare-se as aulas são longas (de 3 a 4 horas) e começam às 20h (senão me engano).

Um ponto que é muito importante sobre qualquer ferramenta e que queria que vocês mantivessem em foco é que:

ferramenta só é útil, se fizer sentido no seu cotidiano.

Ok... e os slides?

Eu sou suspeita, de simulação de zoom em imagens, até vídeos com trilha sonora, utilizo os slides pra tudo: projetos, alinhamentos, planos operacionais e discursos.

A grande vantagem é a facilidade de utilização e a capacidade de compressão das imagens dentro dos softwares, assim, podemos ilustrar largamente sem ficar inviável o envio do arquivo final.

Como nós produtores sabemos, a grande quantidade de itens similares torna o apoio visual imprescindível para diminuir a quantidade de equívocos. E todo plano operacional fica muito mais simples quando temos imagens que nos dão as indicações corretas.

Falando nisso, dê um confere nesse perfil incrível no Instagram que traz muitas dicas valiosas sobre como melhorar suas apresentações no PowerPoint, como aproveitar melhor as funcionalidades do software, e, se der sorte, ainda pega uma master class em algum momento: PPT Play.

Foi através dele, que aprendi a fazer animações para stories no PPT. E tudo que o Powerpoint faz, os slides do Google fazem também.

Só uso celular...

E as 2 principais versões de planilhas e as 2 de slides, tem aplicativos para celular, onde você consegue editar documentos online. Claro que não tem TODAS as funcionalidades, porém, num momento de necessidade, fazem o ‘feijão com arroz’, numa boa.

Além dessa incrível facilidade, temos que lembrar que hoje em dia a maior parte dos documentos é produzido e alterado, revisado, “mexido” e finalizado, diretamente na nuvem.

É muito comum (lá na firma) estarmos editando um arquivo em PowerPoint simultaneamente. Uma pessoa focada nos textos e outra já alterando o layout. O arquivo mostra quem está ao mesmo tempo que você e onde as alterações dessa pessoa estão sendo feitas.

A única dica é: lembre-se que quando você for fazer uma cópia, a sua PRIMEIRA ação, precisa ser “salvar como”, para evitar trabalho extra. Porque sim, é possível recuperar versões antigas dos arquivos.

Essas informações foram úteis? Divide conosco quais são os softwares que não podem faltar no seu dia-a-dia.

**Proc-v: é uma funcionalidade do Excel que permite que os valores sejam comparados em colunas ou arquivos distintos, fazendo automaticamente a conferência de dados e realçando as discordâncias.