Caseiro sim, mas com ‘delivery’ profissional

Todos nós sabemos como a grana tá curtinha para a cadeia dos profissionais de eventos, quase em sua totalidade. Alguns setores não tiveram queda no faturamento, mas passaram a massacrar mais fornecedores e parceiros, mesmo com os clientes pagando os mesmos valores por determinados tipos de profissionais.

A boa notícia é que alguns clientes, que antes não se aventuravam muito, agora começaram a produzir mais eventos, porque agora podem contar com os eventos digitais. Se antes causaria espanto e as pessoas teriam receio de não haver aderência, agora, além de tornar-se habitual, este novo hábito de consumo de conteúdos profissionais, transformou a forma como as empresas e os funcionários entendem sua relação.

Uma das melhores coisas nos eventos digitais é que com pouco, se faz uma entrega muito profissional. O famoso “caseiro” pode ter uma embalagem personalizada. E para ajudar nossos clientes (e facilitar nossa vida como produtores), seguem algumas dicas:

A Receita Completa

Da mesma forma que quando você vai fazer uma receita de outra pessoa, você precisa da lista completa de ingredientes, com quantidades e utensílios, além do “modo de fazer”, dá pra mensurar as necessidades do cliente, adaptando aquela receita ma-ra-vi-lho-sa.

Você vai precisar de:

- 1 roteiro geral

- 1 ferramenta de vídeo-conferência

- 1 ferramenta para gestão de sinais

- conteúdos à gosto (pré-gravados ou ao vivo)

- 1 enxoval de comunicação visual (vinhetas, cgs, backgrounds, telas de espera e afins)

- 1 hub de informações

- control room com moderação

O tempo de preparo desta receita pode variar entre 1 semana e 2 meses, dependendo da facilidade com que o cliente constrói os conteúdos.

Modo de Fazer:

1) Um roteiro é fundamental: ele não precisa de roteiro técnico ou minuciosamente construído, como seria em um evento com mais verba, porém, ele PRE-CI-SA ter uma sequência lógica de ações, vinhetas, entradas, quizzes, oradores e demais acontecimentos, para que haja a “costura” do conteúdo total.

2) A melhor ferramenta: é a que você tem à mão. Todos amam uma plataforma personalizada e sob demanda, mas na ausência de verba, vamos de Zoom, ou Teams, ou GoogleMeet. Até um Whereby pode servir. A dica aqui é simples: conheça a ferramenta e entenda suas possibilidades. Por exemplo: o compartilhamento direto pelo speaker dentro do Zoom, implica numa perda de qualidade grande. Busque as alternativas, você vai se espantar em como isso pode melhorar sua entrega.

3) Pequenos detalhes: como cgs, telas de fundo, vinhetas (que podem ser produzidas no PowerPoint, inclusive), trilhas sonoras adequadas, tudo que for visual para complementar as apresentações, deve ser utilizado e para fazer o gerenciamento dos sinais de vídeo e áudio existem alguns programas que são gratuitos (OBS é o mais famoso e já falamos sobre eles aqui), porém, outros tem período de experiência gratuitos. E, sempre, vale a pena pensar em adquirir uma licença, ao fazer a conta de quantos eventos serão produzidos ao longo do ano de uma assinatura versus o custo do pagamento eventual para uma empresa de técnica ou a assinatura mensal.

4) Prepare o conteúdo: qual é a grande vantagem do evento ser digital? O conteúdo pode ser pré-produzido (gravado e editado com antecedência), permitindo que legendas sejam devidamente aplicadas, bem como vinhetas, cgs e outras bossas. Caso, estejam todos nos sentido corajosos, vamos direto para o “quem sabe faz ao vivo”. Tenha sempre um conteúdo “enche linguiça” para possíveis perdas de sinal ou outras dificuldades técnicas.

5) Aplique a Comunicação Visual: toda aquela comunicação de identidade do evento, com cores, cgs, fontes, logomarca, KV, letreiros e etc... deve ser usada com abundância. São esses itens que vão aumentar ainda mais a sensação de 100% profissional e não feito “dentro da empresa”.

6) Comunicação & Formalização: use e abuse de cronogramas, e-mails, grupos de WhatsApp... Mas saiba concentrar e gerenciar todas as informações, para que nada seja perdido. Aqui na firma, usamos um Plano Operacional, já trabalhei em uma agência que chamava de ‘Alinhamento’. Nesse arquivo (em powerpoint), temos todos os itens do evento – da quantidade de filtros de linha por sala/estação, até os palestrantes, com seus horários, contatos e necessidades específicas. Dá um trabalhinho montar o primeiro, mas nunca mais rola o famoso “nossa, me passei”. A dica é compartilhar esse arquivo online e incluir os clientes nele, para que todos possam acompanhar o que está rolando. Peço sempre para que os clientes usem as funções “comentar” ao invés de alterarem o arquivo diretamente.

7) Control Room: ela é importante porque sempre teremos alguém que vai estar com o áudio esquisito e ter algum conteúdo mais elaborado que merece um compartilhamento sem depender da internet e do processador do speaker. Ela é fundamental? Depende da quantidade de participantes, de speakers, de conteúdo. Dá pra fazer na “cozinha de casa”, mas lembrem-se sempre:

Usar a internet da casa do speaker é pegar carona no carro de alguém. Você não controla os imprevistos e não tem backup (redundância) caso algum problema mais grave aconteça.

Pra finalizar, é muito importante que todas as escolhas de investimento levem em consideração que é a marca do cliente que estará assinando tudo.

E para muito além do público externo, precisamos considerar também o endomarketing. Qual o impacto que um evento “caseirinho” tem sobre a equipe? Faz diferença para os funcionários que seja uma chamada de vídeo em grupo ou um evento que tenha vinhetas, por exemplo?

Sem querer puxar a brasa para o nosso lado (da Comunicação), mas faz sim!

Um dos cases mais famosos de endomarketing é de como os funcionários de uma certa indústria de bebidas não consumiam os produtos que produziam, porque tinham um sentimento ruim com relação ao ambiente de trabalho. Com ações de reestruturação da comunicação interna, além dessa perspectiva ter sido alterada, as pessoas passaram a se orgulhar do local de trabalho.

E você, qual é o caseirinho que você faz sempre, mas que todos acreditam que foi feito por uma empresa especializada? Divide conosco se os seus clientes também têm investido mais na comunicação digital com a sua equipe.