Quais as principais ferramentas de um evento virtual? Parte 1

Quando comecei a pensar esse conteúdo, achei que um enorme overview seria incrível para dar o pontapé inicial.

Contudo, conversando com uma amiga, me lembrei de como foi meu primeiro contato com a produção de eventos virtuais: participei de um grande evento (eram 6h de duração, ininterruptas, não dava pra levantar nem pra fazer xixi já que eu estava assistindo pelo desktop).

A quantidade massiva de conteúdo, levou 1 semana pra assentar. 6 dias depois, outro evento da mesma empresa, no mesmo formato. O resultado foi o mesmo.

Então, para não forçar ninguém a salvar o post e ficar voltando, vamos dividi-lo em várias partes para que os conceitos fiquem claros. "Se realizem" dentro de vocês. Assim, mesmo que não se lembre do nome, vai saber explicar o que é e o que precisa que aconteça ou seja executado.

Vamos juntos?

Qual é a principal ferramenta de um evento virtual para você?

A primeira resposta normalmente é: A PLATAFORMA!

Realmente essa é a base de qualquer evento virtual, se fosse fazer uma correspondência com os eventos presenciais, a Plataforma (de distribuição) seria o LOCAL.

E mais uma vez, podemos usar as antigas questões dos eventos para escolher a Plataforma:

- como é o acesso?

- como faço o credenciamento das pessoas?

- qual o nível de segurança que eu preciso?

- quantas pessoas comporta?

- quais espaços funcionalidades posso usar?

- teremos salas simultâneas ?

- haverão moderadores?

- quantas salas simultâneas consigo abrir e qual o público em cada uma delas?

- consigo trazer os attendees das salas simultâneas a qualquer momento, para o palco principal? (Sim, este nome não mudou :-D)

Agora que já mostramos (você já pegou) como é fácil fazer o paralelo entre os eventos físicos e os virtuais, que tal um passeio pelos "novos locais" ?

- Plataforma de transmissão: é o software que fará a captação inicial do evento, pode ser o Zoom®, ou o Teams®, ou o WebEx®, ou o WhereBy®, só para citar os mais comuns.

- Plataforma de distribuição: é a forma como o evento chegará até os participantes. Aqui temos, YouTube, Vimeo, canais internos do cliente, uma plataforma personalizada com diversas salas/palcos, um site na internet, Facebook ou mesmo o Instagram. E ainda há a opção do cliente se utilizar dos softwares que captam a transmissão: o Zoom por exemplo comporta diversos formatos de eventos, incluindo webinars, onde há a separação entre o backstage e o público que está assistindo ao evento.

- Backstage: é um chat privado entre os palestrantes e os técnicos que estão controlando a transmissão e seus conteúdos. Alguns softwares fazem essa gestão de forma muito eficiente, como por exemplo o Backyard®. Como em um evento presencial, no backstage controlamos tempos e entradas, trocamos telas, soltamos vinhetas e vídeos e podemos inclusive, moderar diversas plataformas de distribuição simultaneamente (caso seja um evento transmitido para FB e YT, por exemplo, os moderadores podem pinçar as perguntas mais pertinentes e informar ao palestrante a origem do questionamento: "Fulane, alguém pergunta no Facebook - quantos moderadores são necessários para um evento de sucesso?".

E como escolher qual é a mais adequada?

Usando a mesma lógica com a qual escolhe um local: como será utilizado e quantas pessoas precisaremos receber?

Quando estas perguntas são respondidas, você pode junto ao Diretor Técnico ou de Tecnologia e definir quais softwares melhor se adequam às suas necessidades. E não tem problema nenhum você não conhecer pessoalmente as opções, todos os dias novos plug ins e funcionalidades são adicionadas aos programas mais comuns e outros tantos são lançados de tempos em tempos.

Se você ficou com alguma dúvida, manda uma mensagem!

Vamos conversar e esclarecer ao máximo.

E deixa no seu radar, em breve teremos mais ferramentas sendo apresentadas e assim mais assuntos para continuar conversando.