A equipe remota

A retomada já mandou um “oi sumide” e tem enviado vários stickers animados para demonstrar sua empolgação. Contudo, apesar de toda essa agitação, as equipes continuam remotas, porque – vamos combinar? – é mais confortável, barato para o contratante que não precisa arcar com as despesas do escritório e evita o trânsito (que aqui em SP é sempre uma desgraceira para tirar o bom humor de todes). Ônus e bônus de estarmos sempre conectades.

E mesmo com todas as vantagens do trabalho remoto, tem muita gente que ainda não consegue ter a sensação de que está a par dos passos da equipe. Tudo bem se sentir assim, faz parte da mudança de paradigma entender que agora mais que nunca, é importante se atentar às entregas e não aos “pontos batidos”.

Se antes, alguns gestores faziam questão de que a equipe chegasse em tal horário e saísse deus-sabe-quando, atualmente essa prática tem sido abandonada.

Não faz sentido dentro do contexto de pré-produção de eventos, que trabalha com demandas entregues e não com horários rígidos, a equipe presencialmente alocada no mesmo espaço.

O que devemos evitar SEMPRE, é que as tarefas fiquem encavaladas por conta de má comunicação, tanto por parte da equipe, quanto também dos clientes.

Com as pessoas se apropriando mais do seu próprio tempo, eventualmente, alguns finalizam suas metas em horários pouco usuais e para evitar o stress do “eu não vi que você tinha terminado”, segue uma lista de ferramentas para equipes remotas, que na verdade, funcionam para qualquer projeto, independente da localização física do time.

Um dos documentos queridinhos de todo produtor é o cronograma de entregas. Ele ajuda a mensurar o tempo de cada ação e quem fica com qual responsabilidade.

E sobre isso, queria dividir com vocês a dica que recebi de uma produtora incrível e antenada: Nicole Nunes. Quando ela leu o artigo anterior sobre Cronograma, Tempos & Movimentos, time code, ela me mandou mensagem falando sobre o Smartsheet, e, que inclusive seduziu alguns clientes de uma importante marca de cerveja, a utilizá-lo devido à forma como ele integra várias ferramentas e por sua utilização intuitiva.

O Smartsheet promete integração entre todas as ferramentas de trabalho mais famosas, na sua versão profissional (sim, é a paga).

No vídeo demo, eles anunciam 20 ferramentas, mas algumas são exclusivas de TI e as abaixo são mais comuns no nosso meio:

- Slack (que faz integração com o GoogleDrive, também na versão paga) e é um centro de mensagens e apontamentos. Cada equipe monta seu canal e disponibiliza documentos, informações e links. A função mais incrível do Slack (para mim) é a marcação “@aqui”, onde você manda um aviso para todos inscritos naquele canal, sobre uma nova informação.

- GoogleDrive, quem conhece sabe: você cria, armazena, compartilha e arquiva documentos. Monta uma equipe que pode acessar e editar, restringe os tipos de edições nos documentos entre os participantes, enfim... é um “fofo”. Você pode conectá-lo à sua máquina e ele se tornará uma pasta, com subpastas, onde o upload acontece diretamente (pois já está conectado à nuvem).

- Também conecta com o Teams, que além de chat, vídeo conferência e chamada de voz, compartilha documentos, cria grupos de trabalho, permite que você se utilize de white boards e aceita APIS diversas que vão do Sli.Do ao SurveyMonkey. Se não conhece, vale a conferida, periga se apaixonar.

- Office 365, também conhecido como Excel, PowerPoint, Word e Outlook. Porém tem mais coisa em jogo aqui: de lambuja, ainda vem Teams, Exchange, OneDrive e SharePoint. Tanto o Teams quanto o Skype podem ser usados gratuitamente (independente da assinatura do Office), porém, a versão corporativa (de ambos) é paga à parte e traz certas funcionalidades para equipes GRANDES.

- OneDrive, para todo alfabetizado em Windows, é o sonho de consumo: você conecta na sua máquina e tudo vai automaticamente para a nuvem, com carinha de Windows Explorer. Tem aplicativo para celular, acessa de qualquer local, edita documentos online, edita documentos na própria máquina com múltiplos colaboradores online simultâneos. Não sei se preciso dizer, mas eu AMO! Termino um PowerPoint, compartilho o link com o designer que vem e já deixa “nos trinques” sem a necessidade de enviar o arquivo ou mesmo, ficar com várias versões (porque uso o “Salvamento Automático”, então toda alteração, mesmo sendo feita no software (Word, Excel, PowerPoint), já está na nuvem automaticamente. Cuidado só quando você QUISER manter diferentes versões.

Além das Sheets

Claro que não é só de planilha e cronograma que vive uma equipe remota. Também temos lembretes e o quadro geral de cada projeto, que ajudam a melhorar o desempenho. Caso o seu time não se dê bem com a sinergia de cronogramas online, onde as tarefas precisam ser executadas em determinada ordem, para que possam dar o próximo passo, os quadros estilo Kanban, são o lugar-comum das ferramentas.

E aí, estamos falando do nosso antigo conhecido, o Trello. De cara, o bonitinho já diz a que se propõe: ajudar a agilizar (e organizar) o trabalho da equipe.

Na versão gratuita do Trello, você monta quadros, tem acesso limitado a funcionalidades e adiciona convidados aos boards. Em uma das versões pagas, você determina deadline para as tarefas, cria cronogramas e checklists, designa pessoas para cuidar de determinado tema/tópico ou tarefa.

Muitos cursos online, utilizam boards do Trello como material complementar. Funciona super bem para equipes totalmente remotas e que ao invés do famoso “Fulano e tal coisa?”, usam a ferramenta como lembretes de tarefas que precisam ser realizadas e não desconcentram o coleguinha naquele momento, já que o “post it” fica ali, para quando a pessoa retornar ao quadro.

O Trello não é o único que segue o Kanban, temos outros no mesmo modelo como o Monday e Base Camp.

Além destes, temos o Wrike, que “jura, juradinho” que faz o que o Smartsheet e o Trello unidos performam, e, ainda disponibiliza modelos baseados em Ágile e Kanban (esse são somente dois dos múltiplos modelos de projetos que eles já tem “pré-formatados”).

Achou tudo muito legal, mas não faz a mínima ideia do que é Kanban? Então vamos unir o útil ao agradável:

> aqui no blog da Umbler, uma explicação completa de como funciona o sistema e quais suas vantagens;

> se quiser saber mais sobre a história de como Taiichi Ohno teve a ideia em 1953, confira este outro link da SAJ Digital;

> para finalizar, segue uma matéria do Tecnoblog com: 6 alternativas ao Trello.

Gostou do conteúdo? Então, nos envie suas práticas e ferramentas prediletas. Aos poucos vamos criando uma enorme rede de colaboração de conteúdo e profissionais.