Adaptar para evoluir

Se tem uma coisa que toda agência tem “de bastante” são pessoas criativas e curiosas. E nem faria sentido se estes seres humanos incríveis e que desbravam novas fronteiras da comunicação, interação e experiência, não tivessem seus ninhos nesses locais. Por ali, não há novidade que passe despercebida durante muito tempo (e menos ainda), que permaneça inalterada na sua aplicação dentro destes ambientes.

Claro que seria um absurdo dizer que é somente em agência que vivem as mentes curiosas e criativas. Veja bem, disse que por lá, elas se sentem mais confortáveis. Mas se tem um tipo de profissional que além de criativo e adaptável, precisa ficar camuflado dentro de outros locais, esse alguém é o/a Consultor/a de Gestão.

Essa figurinha que pode parecer a “gourmetização” de um/a "gerentão/ona", na verdade, é uma peça chave que toda organização deveria ter a chance de contar. Ah, você está achando que estou exagerando?

Então vamos nos aprofundar um pouco nisso:

um/a consultor/a de gestão é o trunfo que consegue visualizar todos os processos de uma organização, de forma DESAPEGADA. Ele/a respeita hierarquias e processos existentes, consegue ajudar as equipes a entender onde estão desperdiçando tempo, onde precisam de mais braços, como rentabilizar em alguns processos e (eis a cereja do bolo) como ADAPTAR PARA A REALIDADE DE CADA TIME as infindáveis possibilidades de métodos de gestão ou trabalho, transformando a realidade das empresas e das horas-homem (tem feminino de hora-homem, gente?).

Mas sabe quem tem sorte mesmo?

Nós.

Você, porque uma profissional do mais alto gabarito nessa profissão tão pouco reconhecida, passou os olhos pelo nosso último post A Equipe Remota e deu várias dicas de como adaptar os muitos métodos por aí, não somente de acordo com a ferramenta, mas também com a equipe.

E eu, porque tive o prazer de conversar horas com ela, para chegarmos no conteúdo que vem na sequência. Com vocês, Andréa Löfgren, que além de Consultora de Gestão, fez parte do time da Rio2016, está envolvida na ApresentaRio e tem uma empresa super maneira: a GigFlows.

O que mais te chamou a atenção quando estava lendo o artigo anterior?

Andrea: Achei muito legal uma frase sua "Não faz sentido dentro do contexto de pré-produção de eventos, que trabalha com demandas entregues e não com horários rígidos, a equipe presencialmente alocada no mesmo espaço." Isso, traz a questão para perto da realidade de produção, que é justamente a necessidade de adequação de ferramentas criadas para empresas tayloristas para a nossa realidade.

E você acha que o método Kanban, é o mais adequado para resolver essa questão de “trabalho em equipe remoto”, dentro do contexto das agências e da produção de eventos?

Andrea: Eu acho que o método mais adequado é o que funciona para a dinâmica daquela equipe. Até porque o Kanban Board tem que ser adaptado se for ser usado. Não rola "in test", por exemplo, num evento. O importante é que as etapas certas estejam representadas, por exemplo, pré-produção e montagem. A vantagem do Kanban é que se trata de uma metodologia super simples de gestão de projetos. Por exemplo, o Kanban mais simples tem três colunas: To-Do – Tarefa a fazer / Doing – em execução e Done - finalizada. Facilita muito para quem está começando a usar essa metodologia.

E quais as diferenças entre eles?

Andrea: Então, o modelo Kanban clássico mostra de forma visual os vários estágios de um processo de trabalho utilizando cartões para representar a tarefa, e colunas para representar as etapas do processo. À medida que as tarefas são executadas, os cartões são movidos da esquerda para a direita para mostrar o andamento do projeto e coordenar as equipes de trabalho. O board (quadro) só precisa ser dividido de forma que represente o trabalho a ser realizado e as equipes responsáveis. Para quem está começando a se organizar, um modelo mais simples com três colunas já ajuda muito.

No entanto para se ter uma boa visão de todas as atividades que precisam ser realizadas num evento, montar um Kanban com uma coluna para cada etapa do processo permite um controle maior.

Quais são os itens que uma equipe ou um gestor, precisa ter em mente ao adaptar uma metodologia como essa para sua realidade? Tem algo que é primordial em cada metodologia e que sem esse item, deixa de fazer sentido ter aquele nome?

Andrea: O mais importante na seleção da metodologia a ser usada é que seja adequada para a dinâmica da equipe e para o tipo de projeto. Existem inúmeros métodos, cada um com vantagens e desvantagens. Não adianta por exemplo escolher um método mais tradicional, como o Waterfall (cascata), se o projeto tem inúmeras fases que acontecem em paralelo com o escopo mudando o tempo todo. Quem trabalha com eventos sabe bem que o cliente muda de ideia, que chove no dia, que um patrocínio não entra (ou entra) na última hora. O ponto comum para o sucesso no uso de métodos de gestão de projetos está na comunicação e na transparência. É aquele clássico: o combinado não sai caro e quem não se comunica se trumbica.

Dentro da sua experiência na Rio2016, como pode perceber a gestão das equipes que estavam remotas? Eles tinham uma métrica interna para as avaliações ou cada gestor, fazia como achasse mais adequado?

Andrea: A Rio2016 tinha uma equipe interna enorme dedicada a fazer a gestão do projeto. Num evento monumental como aquele os reportes tinham que ser muito estruturados com regras a serem seguidas por todos. Acho que teria dificultado enormemente tentar fazer de forma remota. Inclusive naquela época nem se conhecia direito essas ferramentas incríveis que se mostraram tão importantes durante a pandemia.

Como foi essa virada de chavinha da Consultoria para a prática da gestão da produção de eventos?

Andrea: Para quem trabalha com gestão, a produção de eventos é uma delícia pois é uma atividade super processualizada. As coisas precisam ser feitas na ordem certa e da maneira certa para que um evento seja entregue, exatamente como qualquer projeto. O interessante é que ao contrário de um projeto tradicional, o evento tem uma variável imutável – a data do evento - o que exige um grande jogo de cintura para lidar com as complexidades do custo do evento e da qualidade da entrega. Quando resolvi sair do mercado corporativo e abraçar o mundo selvagem (e fascinante) dos eventos vi o quanto conhecer esses métodos fez diferença para a minha transição. Gestão, uma palavra que assusta muita gente, no fundo engloba todas as atividades de planejamento e controle do evento e gostar de fazer isso me colocou em outro patamar. Gestão de eventos nada mais é do que gestão de projetos, só que dentro de um setor mega interessante e cheio de oportunidades. Gostar de fazer o que pouca gente curte tem as suas vantagens.

Agradeço muitíssimo a Andrea por disponibilizar seu tempo e experiências aqui conosco. Para mim foi um prazer e um aprendizado.

E vocês, o que acharam? O conteúdo fez sentido? Sinto como se alguém estivesse traduzindo meu cotidiano em todos esses anos, de forma simples e tabulável.

Divide conosco, quais outros aspectos de processos e métodos vocês costumam utilizar e como entendem isso no cotidiano de suas produções.