Etiqueta para reuniões virtuais

Participar de uma reunião virtual, se tornou corriqueiro e as regras básicas já são bem conhecidas. Que tal repassar algumas para se sentir bem à vontade e mostrar que é você quem manda nas ferramentas e claro, não virar a estrela de um futuro meme!

Veja o que aprendi:

CÂMERA & MIC OFF: verifique se a sua câmera está fechada e seu microfone mutado. Só permita o uso após conferir se você está ok. Um sorriso é a melhor maquiagem, porém, tente manter a aparência como faria em uma reunião presencial: roupas em ordem, cabelo no lugar e evite “a cara amassada”. MIC MUTE: mantenha seu microfone mutado durante a reunião, as ferramentas (no geral) permitem que você pressione a barra de espaço quando for falar (liberando seu microfone) e ao soltá-la volta para o mute. Desta forma você também não é pego de surpresa por sirenes, cães, gritarias e afins. ERGA A MÃO PARA FALAR: cada reunião tem uma forma própria de permitir o uso da palavra (lembre-se daquela outra máxima: quando um fala, o outro escuta). No geral, as ferramentas têm uma função raise hand (levantar a mão), ou, você pode pedir a palavra no chat (esta função é básica nos aplicativos de reunião), ou até mesmo, levantar fisicamente a sua mão – caso esteja com a câmera aberta, claro! :-D

MANTENHA O FOCO: como em uma reunião física, o uso constante do celular ou a demonstração de que não está com a atenção completa no conteúdo, pode parecer rude, por isso tome cuidado. Caso precise atender uma ligação mande uma mensagem via chat explicando (em caso de muitos participantes) ou só avise ao seu interlocutor, pedindo licença e seja o mais breve possível. NÃO EXIBA SUA COMIDA: a não ser que esteja concorrendo em um programa de culinária, ninguém precisa saber que você está comendo ou o quê. Caso, você tenha que se alimentar, durante a reunião (algumas são em horários inapropriados) mantenha a câmera e o microfone fechados. As pessoas não precisam ver que você está comendo ou ouvir sua mastigação. FAÇA-SE A LUZ: ela é um componente fundamental nas reuniões virtuais e toda a atenção neste tópico é pouca, já que ela pode ser eventualmente sua pior inimiga. No geral, mantenha a fonte de luz em frente a você (ring lights, abajures ou luminárias costumam resolver). Evite a proximidade com janelas ou outra iluminação que não estejam acima ou à frente. Luzes mal posicionadas, acabam transformando você em uma sombra, o que não causa uma impressão muito boa. OLHA MÃE, ESTOU NA TEVÊ: não é necessariamente aquela famosa rede de televisão, porém, sua imagem aparece numa telinha. A grande vantagem é que na webcam você consegue escolher qual ângulo quer que as pessoas vejam de você. Não faz sentido ter “vergonha da câmera” já que “na vida real” você não tem o controle que tem no mundo virtual. Por isso, teste a posição que sua câmera estará posicionada com antecedência e ache o perfil que melhor lhe favorece. MELHORE MINHA APARÊNCIA: ok, quem não quer ter uma aparência com upgrade para uma reunião importante? Mas “prudência e dinheiro no bolso, canja de galinha não faz mal a ninguém”, já dizia Ben Jor, portanto faça um teste para não pesar a mão na hora de usar estes features. Tente também verificar a velocidade da sua conexão de internet e a configuração da sua própria webcam. Às vezes, o problema está no foco 😉. HABEMOS PHONE: use sempre fone de ouvido com microfone. Isso garante que você ouça bem e se concentre melhor no que as outras pessoas dizem, mas acima de tudo, que o seu “áudio emitido” seja o melhor possível. Quando não utilizamos microfones adequados, a captação pode variar de acordo com o seu movimento. Já estive em reuniões onde a pessoa acidentalmente tampava o microfone a cada 30s, o que dificultava muito o entendimento do que estava sendo dito. PONTOS DE CONTATO: cheque seus conectores: quando seu fone de ouvido está com mau contato, não é você que percebe ou se incomoda, são os outros que estão na reunião. Isso pode tornar as suas intervenções desagradáveis e fazer com que as pessoas não escutem o que você tem a dizer. Teste antes com alguém se o som está ok. Um ponto importante é que eventualmente as webcams vem com microfone integrado, portanto, assegure-se que nas suas configurações o microfone selecionado seja o do fone de ouvido (ou caso tenha um microfone mais profissional, este). SUA TELA, SUA VIDA: cuidado ao compartilhar a tela, mantenha a atenção nas informações que aparecem quando a janela de compartilhamento é aberta e selecione a mais adequada. Em todas as ferramentas você tem as seguintes opções: compartilhar tela inteira, ou; uma aba, ou; um programa, ou; ou outra função (no Zoom e no Teams, você consegue compartilhar um whiteboard, por exemplo). Quando você compartilha a TELA INTEIRA, tudo que aparecer para você, será compartilhado. Assim, se estiver por exemplo, com o aplicativo do WhatsApp aberto, as pessoas verão sua tela. Da mesma forma, abas, navegadores, programas, etc... Caso, precise trocar de aplicativo, pare o compartilhamento ou faça uso da opção PAUSAR. BACKGROUND: não importa se é virtual ou se é aquela linda paisagem, o que vale é você ter certeza que não vai ferir a privacidade de ninguém e acima de tudo, preservar a sua própria intimidade. A maior parte das ferramentas utilizadas para reuniões atualmente tem a opção de utilização de um fundo virtual (veja mais aqui ). Você pode criar o seu personalizado, usar um tema já disponibilizado que lhe agrade ou simplesmente desfocar o que está atrás de você. O que vale mesmo é evitar que coadjuvantes desavisados cruzem o seu fundo em trajes inadequados.

PONTUALIDADE: este item é tão importante que deveria ter começado por ele e é por esse motivo mesmo que deixei para o final. Quando você vai a uma reunião presencial, costuma chegar no horário, é uma questão de respeito com os outros envolvidos. Esta regra vale para as reuniões virtuais também. No próprio agendamento já há a delimitação de tempo de cada reunião (e o Zoom por exemplo, limita a 40min no máximo na versão gratuita, reuniões com mais de 2 pessoas). Esforce-se para “entrar e sair” no horário. Se já é ruim ficar numa sala de espera real, imagine numa virtual. Agora coloque-se na situação de ter que esperar alguém para poder finalizar a sua própria tarefa. Terrível não é mesmo? A maior parte das pessoas já marca reuniões com intervalos de 10 a 15min (depende muito do perfil de cada um), para ter um respiro entre finalizar um assunto, levantar para um xixi, ou, uma água ou um café e até mesmo fazer uma ligação. Contudo, uma reunião que deveria durar 40min se estender por 1h20 acaba com a agenda de todos os envolvidos. Se existe a necessidade de ser maior, ela deve ser prevista no envio do convite. Se foi uma decisão dos envolvidos continuar naquele momento, lembre-se de avisar as pessoas da próxima reunião (caso haja) com o máximo de antecedência possível. Já fiquei esperando durante 10 minutos uma pessoa que ficou presa em outra reunião e só se lembrou de enviar uma mensagem após este tempo.

Uma última dica que alia gentileza e experiência é: aguarde sua vez de falar.

Por mais que a sua contribuição seja fundamental e esclarecedora, não adianta nada tentar falar por cima das outras pessoas numa reunião virtual. Vira uma confusão danada, cria-se um certo mal estar e no final, o ponto todo é perdido. Quando for fazer uma contribuição, peça a palavra, explique seus pontos, tente ser breve e lembre-se que outras pessoas precisam ser ouvidas para que este encontro seja produtivo.

E de bônus track, segue um vídeo que faz um resumo muito bacana sobre o básico: 5 dicas essenciais para melhorar videoconferências e videochamadas.

E você, já tem seu próprio manual de reuniões virtuais? Conta para gente como você lida com todas essas video calls.